Era papirnatih računa se bliži kraju: Od 1. siječnja 2025. iznajmljivači u Njemačkoj su zakonski obvezni primati i obrađivati e-račune. Što to točno znači?
Od 1. siječnja 2025. elektroničko fakturiranje (e-račun) postalo je obavezno za neka područja. Oni koji iznajmljuju nekretnine u Njemačkoj su također pogođeni i moraju moći primati i obrađivati e-račune.
Dodatni zahtjevi vrijede za najam poslovnog prostora s iskazanim PDV-om: U tim će slučajevima ubuduće e-računi biti obvezni.
E-računi obvezni od početka godine
Uvođenjem e-računa zakonodavac želi smanjiti birokratske prepreke za tvrtke. Temelj je Zakon o mogućnostima rasta koji stupa na snagu krajem ožujka 2024. godine.
Pozadina je EU Direktiva 2014/55/EU. Od 1. siječnja 2025. e-računi su obvezni za tvrtke – to uključuje i sve iznajmljivače, poručuju iz Udruge za stanogradnju u vlasništvu (WiE).
E-račun je račun u strukturiranom elektroničkom obliku koji omogućuje automatiziranu obradu. Važno: PDF datoteke se od 2025. više neće smatrati e-računima, jer ne ispunjavaju tehničke uvjete.
Eto što za iznajmljivače znači e-račun
“Privatni stanodavac smatra se poduzetnikom jer plaća PDV,” objašnjava voditelj porezne i financijske politike u Haus und Grundu.
Ako mu drugi poduzetnik pošalje e-račun u vezi s najmom, primjerice obrtnik ili komunalno poduzeće, najmodavac od 2025. godine mora moći obraditi taj račun. Stanodavac ne može zahtijevati da primi “normalan” papirnati ili čisti PDF račun.
“To konkretno znači da najmodavac mora moći primiti, pročitati i pohraniti račun”, objašnjava stručnjak.
Da bi to učinio, sve što mu treba je email.
“Formati u kojima se fakture šalju obično su dizajnirani na takav način da se uz čisti skup podataka prilaže i PDF koji primatelj može čitati s uobičajenim softverom za čitanje PDF-a.”
Promjene za stanodavce na prvi pogled
Primanje i obrada e-računa: Od 2025. godine svim iznajmljivačima, bez obzira iznajmljuju li stambeni ili poslovni prostor, mora biti omogućeno primanje, obrada i arhiviranje e-računa. Ovo se također odnosi na komercijalne WEG administracije.
Obveza izdavanja e-računa: Za iznajmljivače koji poslovni prostor iznajmljuju tvrtkama i koriste mogućnost oporezivanja u skladu s Odjeljkom 9. Zakona o porezu na dodanu vrijednost (UStG), također vrijedi sljedeće: Moraju moći izdati e-računi. U tim slučajevima više nije dovoljan sam ugovor o najmu.
Prijelazno razdoblje i iznimke: Prijelazno razdoblje primjenjuje se do kraja 2026. Do tada se računi mogu nastaviti slati u papirnatom ili PDF formatu – pod uvjetom da se primatelj računa s tim slaže.
Za mala poduzeća s godišnjim prometom od najviše 800.000 eura, ovaj se rok produljuje do kraja 2027. Mali iznosi do 250 eura i neke neoporezive usluge općenito su izuzeti od obveze e-fakturiranja.
Koji su formati dopušteni?
E-računi moraju biti u skladu s europskom normom EN 16931. Prihvatljivi formati uključuju XML i “ZUGFeRD”, koji je kombinacija PDF dokumenta i XML datoteke. Detaljne informacije nalaze se na stranicama Ministarstva financija.
Gdje bi mogle nastati komplikacije?
“Važno je prije svega znati da se čisti PDF više ne smatra e-računom”, objašnjava stručnjak. Ako skup podataka datoteke e-računa sadrži nešto drugačije od čitljivog PDF-a, moglo bi doći do problema.
Preporuke za iznajmljivače
Prema savjetu stručnjaka, najmodavci bi se prvo trebali “pripremiti tako što će im poslati e-mail sandučić.”
U suprotnom, u budućnosti neće biti moguće izvršiti povrat poreza na prihode i troškove iznajmljivanja. Ako je potrebno, iznajmljivači bi morali koristiti pouzdani poštanski sandučić treće strane.
Ekonomično rješenje
„Trenutačno ne očekujem poplavu e-faktura, budući da izdavatelji faktura još moraju razjasniti mnoga tehnička pitanja”,kaže stručnjak. Međutim, e-fakturiranje je ekonomično rješenje, posebno za tvrtke koje izdaju skupne fakture, kao što su opcija komunalnih poduzeća.
Do 2028. godine i poduzetnici, pa tako i privatni iznajmljivači, bit će dužni sami izdavati e-račune”, dodaje stručnjak.
Kako bi se provela nova regulativa, WiE preporučuje uvođenje odgovarajućih softverskih rješenja u ranoj fazi. One omogućuju izradu, slanje i arhiviranje e-računa. Suvremeni sustavi računovodstva i upravljanja dokumentima (DMS) često imaju odgovarajuće funkcije.
Osim toga, udruga vlasnika nekretnina WiE preporučuje stvaranje zasebne adrese e-pošte za primanje faktura, kao što je “rechnungseingang@vermietung-test.de”.
Stanodavci bi ovu adresu trebali priopćiti pružateljima usluga koje su angažirali u vezi s najmom.
Fenix-magazin/SČ
